10+ Prompt giúp bạn tiết kiệm thời gian với AI

Hiện tại đã qua gần 3 năm Generative AI như ChatGPT đã giúp các công việc của bạn nhanh hơn rất nhiều.

Tuy nhiên, bạn có muốn áp dụng AI sâu hơn vào các nhiệm vụ khác ngoài viết với tạo ảnh để tiết kiệm thời gian hông?

Nếu vậy, trong bài viết này mình sẽ gợi ý bạn prompt giúp tiết kiệm thời gian với AI như ChatGPT, Gemini, Claude ha.

101 về tiết kiệm thời gian với AI

Cách sử dụng prompt hiệu quả

Cách sử dụng khá đơn giản, bạn chỉ cần copy prompt rồi thay thế nội dung trong ngoặc thành nội dung của bạn là được.

Nhưng trước khi bắt đầu, mình sẽ liệt kê ra một số lưu ý nhỏ để bạn sử dụng prompt trong này tốt hơn, cũng như tự bạn cũng có thể viết prompt một cách tốt hơn ha:

• Mô tả rõ ràng và chi tiết yêu cầu của bạn
• Chia nhỏ các nhiệm vụ phức tạp thành các bước đơn giản
• Cung cấp đầy đủ ngữ cảnh và thông tin cần thiết
• Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, rõ ràng, tránh từ ngữ mơ hồ
• Chỉ rõ định dạng đầu ra mong muốn (độ dài, phong cách, đối tượng…)

Những hạn chế của AI cần lưu ý

Ngoài ra, bạn cũng lưu ý thêm một vài điểm ha, do AI không phải là con người và ở giai đoạn hiện tại nó cũng còn nhiều hạn chế như:

• Kiến thức của AI bị giới hạn ở dữ liệu huấn luyện, có thể lỗi thời, ít nhất cũng phải 3 tháng khi bạn sử dụng.
• Khả năng hiểu ngữ cảnh và sắc thái ngôn ngữ còn hạn chế vì vậy mà bạn cần viết đơn giản rõ ràng á.
• AI có thể đưa ra thông tin không chính xác, cần kiểm tra lại.

Tóm lại thì AI không thể thay thế hoàn toàn con người, đặc biệt với các nhiệm vụ đòi hỏi sáng tạo, tư duy phản biện nên không tin tưởng 100%.

Đặc biệt, kiến thức của nó tập trung chủ yếu ở khu vực Mỹ 🙂công ty Mỹ làm ra mà, nên đôi khi nó sẽ không phù hợp với bối cảnh làm việc ở Việt Nam mình.

Lập kế hoạch và phân chia nhiệm vụ

Bắt đầu từ đâu khi thực hiện một nhiệm vụ mới

Nếu bạn thực hiện một nhiệm vụ, công việc mà bạn không quen thuộc hoặc mới làm lần đầu (mấy bé intern dễ bị chiện này) thì bạn có thể sử dụng prompt này để tìm kiếm một số gợi ý và giúp đỡ á.

Cách hiểu đơn giản là sẽ nhờ AI hướng dẫn một vài điều cơ bản và tìm giúp xem ai sẽ có thể là người giúp bạn trong việc này. Thông thường, người giao cho bạn đôi khi sẽ có thể giúp, nhưng trong trường hợp bạn không quen ai, prompt này sẽ gợi ý người nào, kỹ năng nào hoặc người ở vị trí nào có thể giúp bạn.

Tôi cần thực hiện [tên nhiệm vụ] nhưng chưa có kinh nghiệm. Hãy hướng dẫn tôi các bước cần làm để bắt đầu, bao gồm tìm hiểu thông tin cơ bản, xác định mục tiêu và kết quả mong muốn, lập kế hoạch thực hiện sơ bộ. Đưa ra lời khuyên về cách tìm người hướng dẫn hoặc cộng sự nếu cần.

I need to perform [task name] but have no experience. Please guide me on the steps to get started, including researching basic information, defining goals and desired outcomes, and creating a preliminary implementation plan. Advise on how to find a mentor or collaborator if needed.

Chia nhỏ nhiệm vụ

Có rất nhiều nhiệm vụ, tác vụ có rất nhiều công việc con cần thực hiện để hoàn thành nó và bạn cần xác định chúng là gì; hoặc đơn giản là tách nhỏ quá trình sau đó làm những tác vụ nhỏ đó thay vì làm tất cả cúng, prompt này có thể giúp bạn he.

Nhiệm vụ [tên nhiệm vụ] khá phức tạp. Hãy chia nhỏ nó thành các công việc đơn giản hơn và sắp xếp theo trình tự thời gian. Với mỗi công việc, hãy ước tính thời gian hoàn thành và chỉ ra những việc có thể làm song song.

The task [task name] is quite complex. Please break it down into simpler tasks and arrange them in chronological order. For each task, estimate the completion time and indicate which tasks can be done in parallel.

Tạo checklist công việc

Nếu bạn đã có kinh nghiệm sơ sơ về việc đó và muốn tạo một checklist dài các công việc cần thực hiện để có thể dễ kiểm soát là mình làm đến đâu hơn, cũng như gợi ý có thể làm gì tiếp theo; prompt sau sẽ có thể phù hợp cho bạn á:

Hãy tạo một checklist các công việc cần hoàn thành cho nhiệm vụ [tên nhiệm vụ], bao gồm các bước chính và các việc cụ thể trong từng bước. Sắp xếp theo trình tự thời gian và ước tính thời gian hoàn thành mỗi mục.

Please create a checklist of tasks to be completed for [task name], including the main steps and specific tasks in each step. Arrange in chronological order and estimate the completion time for each item.

Prompt này hỗ trợ bạn tạo một danh sách đầy đủ các công việc cho một nhiệm vụ, giúp việc theo dõi tiến độ dễ dàng hơn. Điền tên nhiệm vụ thực tế của bạn vào [tên nhiệm vụ] nhưng bạn cũng nên mô tả chi tiết hơn để con AI nó hiểu ha.

Ngoài ra, bạn cũng có thể có thêm 1 prompt sau khi đã có list là: “hãy tạo thành định dạng có thể copy sang Excel” hầu hết mấy con AI mình thử nó sẽ tạo ra định dạng bản và bạn có thể copy trực tiếp bản đó vào Google Sheets, Docs ấy.

Tìm nhiệm vụ ưu tiên cao

Khi bạn biết mình có rất nhiều việc cần làm nhưng bạn đang phân vân nên làm công việc nào trước, hoặc bạn đang cảm giác bối rối và không biết nên sắp xếp thời gian như thế nào cho hợp lý để thực hiện chúng. Bạn có thể sử dụng prompt sau và tham khảo ha:

Với danh sách các nhiệm vụ dưới đây, hãy xác định những việc quan trọng và cấp bách nhất cần ưu tiên thực hiện trước. Giải thích lý do lựa chọn.
1. [Nhiệm vụ 1]  
2. [Nhiệm vụ 2]
3. [Nhiệm vụ 3]
...

Given the list of tasks below, identify the most important and urgent tasks that need to be prioritized. Explain the reasons for your choices.
1. [Task 1]
2. [Task 2] 
3. [Task 3]
...

Trong đó, các [Nhiệm vụ] bạn nên gợi ý nhiều thông tin nhất có thể cho AI ví dụ: thời gian, địa điểm, giao cho ai, deadline khi nào,… Điều này sẽ giúp mấy con AI hiểu hơn và gợi ý gần chính xác hơn.

Tuy nhiên, bạn vẫn là người quyết định nên làm điều gì trước. Chẳng hạn những việc nhỏ nhỏ như đưa tài liệu cho ai đó mà bạn có thể làm trong 2 phút, thì bạn nên đứng dậy, đưa họ xấp tài liệu đó luôn cho rồi 🙂chẳng hạn vậy.

Xác định các nhiệm vụ tương tự

Một trong những phương án hay để tiết kiệm thời gian là dồn những công việc có nội dung, cách thực hiện hoặc có điểm tương đồng để thực hiện cùng lúc hoặc lần lượt. Vì vậy, bạn có thể sử dụng prompt sau, liệt kê danh sách các nhiệm vụ, task được giao trong ngày và nên thêm thông tin chi tiết để AI dễ xác định việc đó hơn và giúp bạn nhóm chúng lại một cách phù hợp nhất.

Trong danh sách nhiệm vụ dưới đây, hãy xác định những công việc có nội dung tương tự nhau và gợi ý cách gộp chúng để thực hiện cùng lúc nhằm tối ưu thời gian.

1. [Nhiệm vụ 1]
2. [Nhiệm vụ 2]  
3. [Nhiệm vụ 3]
...

In the list of tasks below, identify tasks with similar content and suggest ways to combine them to perform simultaneously to optimize time.

1. [Task 1]
2. [Task 2]
3. [Task 3]  
...

Đưa ra ý tưởng và thúc đẩy triển khai

Tìm kiếm và tiếp thu nhanh tri thức mới

Ví dụ như mình đang làm ở agency nên thường xuyên gặp các khách hàng đến từ nhiều ngành nghề khác nhau. Vì vậy, mình làm công nghệ mà đụng ngừ làm y tế, chăm sóc sức khỏe, bán cây cảnh, du lịch,… mà mình có rất ít kinh nghiệm là điều rất bình thường.

Do đó, trước khi gặp khách hàng, mình sẽ sử dụng prompt này để tìm hiểu nhanh về ngành, nghề đó để cả team hiểu ngắn gọn và có thể hiểu những điều khách hàng cung cấp chính xác hơn (một chút 🥹). Trong đó, đối tượng bạn có thể thay đổi là sao cho phù hợp với hoàn cảnh của bạn là sinh viên, học sinh, agency,…

Hãy tìm hiểu và tóm tắt ngắn gọn về chủ đề [tên chủ đề] từ các nguồn uy tín. Trình bày khoảng [số từ] từ bao gồm các ý chính: khái niệm cơ bản, các khía cạnh quan trọng, xu hướng và thách thức chính. Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu phù hợp với đối tượng [đối tượng đọc].

Please research and summarize the topic [topic name] from reputable sources. Present about [number of words] words including the main points: basic concepts, important aspects, key trends and challenges. Use easy-to-understand language suitable for [target audience].

Lên ý tưởng và bài nháp

Nếu bạn đang bị bí và không nghĩ ra được gì thêm để thực hiện hay bắt đầu làm việc đó ra sao, bạn có thể sử dụng prompt sau để lên ý tưởng và tạo ra bản nháp ha. Từ bản nháp, có khi bạn lại tạo ra một dự án siêu hấp dẫn chấn động địa cầu không chừng:

Tôi đang cần viết [loại nội dung] về [chủ đề], nhưng tôi đang gặp khó khăn trong việc tìm ý tưởng và tạo bản nháp. Bạn có thể đề xuất một số ý tưởng chính và cung cấp một bản nháp ngắn để tôi có thể phát triển thêm không?

I need to write a [type of content] about [topic], but I am struggling to come up with ideas and create a draft. Can you suggest some main ideas and provide a short draft for me to develop further?

Nếu bạn viết blog như mình chẳng hạn, bạn có thể sử dụng prompt sau để gợi ý về bài viết, chủ đề viết mà không bị bí ý tưởng:

Hãy đề xuất [số lượng] ý tưởng chính và viết một bản nháp khoảng [số từ] từ cho bài viết với chủ đề [tên chủ đề]. Sử dụng phong cách [phong cách viết] và giọng điệu [giọng điệu]. Đối tượng độc giả là [đối tượng đọc]. Đưa ra dàn ý chi tiết bao gồm các đề mục chính và phụ.

Please propose [number] main ideas and write a draft of about [number of words] words for an article on the topic [topic name]. Use [writing style] style and [tone] tone. The target audience is [target audience]. Provide a detailed outline including main and sub-headings.

Tạo dữ liệu giả cho các tệp

Khi mình làm web, để tạo mấy thông tin giả để làm cho web đẹp hơn tí, đặc biệt là các web bán hàng, khi xưa thì phải đi copy tay từ các website đối thủ, mà làm vậy thì không hay lắm. Cho nên, bạn có thể sử dụng prompt này để tạo dữ liệu mẫu dưới dạng bảng, JSON, XML cho việc trình bày web, nhét vào các mẫu Powerpoint, Excel,…

Hãy tạo một tệp [định dạng] mẫu cho [loại dữ liệu], bao gồm các trường: [liệt kê các trường]. Tạo dữ liệu giả cho ít nhất [số lượng] bản ghi. Sử dụng các giá trị thực tế và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu.

Please create a sample [format] file for [data type], including the fields: [list of fields]. Create fake data for at least [number] records. Use realistic values and ensure data consistency.

Nếu bạn tạo dữ liệu giả cho Woocommerce, bạn có thể thay đổi prompt thành như thế này:

Hãy tạo dữ liệu giả cho Woocommerce với dữ liệu của [nội dung bạn muốn], bao gồm đầy đủ các trường. Tạo dữ liệu giả cho ít nhất [số lượng] bản ghi. Sử dụng các giá trị thực tế và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu.

Ghi chú thêm ha, [số lượng] sẽ phụ thuộc vào mô hình AI bạn sử dụng. Nhưng tốt nhất là nên dưới 20 để AI nó trả lời trọn vẹn trong 1 câu trả lời duy nhất.

Một số mẹo giúp tiết kiệm thời gian (bạn tự thực hiện)

• Sử dụng phím tắt thay vì thao tác chuột (cái này có thể tra Google hoặc hỏi ChatGPT cho công cụ bạn sử dụng).
• Tạo sẵn các mẫu email, tin nhắn cho các tình huống thường gặp
• Thiết lập quy trình và danh sách kiểm tra cho các công việc lặp lại
• Sử dụng các công cụ quản lý dự án và công việc
• Tắt thông báo không cần thiết, tránh sao nhãng
• Ủy quyền và giao việc cho người khác khi cần
• Tận dụng thời gian chờ đợi để hoàn thành các việc nhỏ dưới 2 phút chẳng hạn
• Sắp xếp lịch làm việc và nghỉ ngơi hợp lý

Mình rất mong rằng những mẹo nhỏ này có thể giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian quý báu để tập trung vào các việc thực sự quan trọng của bạn. 

Nhưng mình nói rồi nha, AI không giúp bạn ra quyết định mà nó sẽ là công cụ hỗ trợ bạn, gợi ý bạn trong quá trình ra quyết định. Còn việc chốt, có làm hay không là do bạn.

Nếu bạn có mẹo nào hay hơn, bình luận ở dưới để mình học hỏi ké với ha, cảm ơn bạn trước.

Câu hỏi thường gặp